Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB)
der VF-Systems GmbH

1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten für sämtliche Bestellungen der VF-Systems GmbH. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Lieferanten werden nicht Vertragsbestandteil, sofern ihrer Geltung nicht ausdrücklich in Textform zugestimmt wurde. Diese AEB gelten auch für zukünftige Geschäftsbeziehungen mit demselben Lieferanten. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AEB.
VF-Systems GmbH ist berechtigt, diese AEB für zukünftige Bestellungen anzupassen. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Lieferant nicht innerhalb von 14 Kalendertagen in Textform, gelten die Änderungen für zukünftige Bestellungen als akzeptiert. Soweit nichts anderes geregelt ist, genügt die Textform. 

2. Bestellungen
Bestellungen erfolgen ausschließlich in Schrift- oder Textform. Mündliche Vereinbarungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Bestätigung in Textform. Der Vertrag kommt mit Zugang der Auftragsbestätigung des Lieferanten oder spätestens durch Ausführung der Bestellung zustande. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Zustimmung der VF-Systems GmbH. 

3. Preise und Zahlung
Vereinbarte Preise sind Festpreise einschließlich aller Nebenkosten, soweit nichts anderes vereinbart wurde. Zahlungsfristen beginnen erst nach vollständigem und mangelfreiem Wareneingang sowie Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, erfolgt die Zahlung innerhalb von 30 Tagen netto oder innerhalb von 14 Tagen mit 3 % Skonto. Bei mangelhafter, unvollständiger oder verspäteter Lieferung ist VF-Systems GmbH berechtigt, Zahlungen in angemessenem Umfang zurückzuhalten.

4. Lieferung und Gefahrübergang
Sofern nichts anderes vereinbart wurde, erfolgt die Lieferung DDP gemäß den jeweils gültigen Incoterms. Gefahr, Verlust und Beschädigung gehen erst mit ordnungsgemäßer Übergabe am vereinbarten Lieferort auf VF-Systems GmbH über. Nicht vereinbarte Teil-, Mehr- oder Vorablieferungen können zurückgewiesen werden. Bestellnummern sind auf sämtlichen Versand-, Liefer- und Rechnungsunterlagen anzugeben.

5. Lieferfristen und Verzug
Vereinbarte Liefertermine sind verbindlich. Der Lieferant informiert VF-Systems GmbH unverzüglich über erkennbare Verzögerungen und nennt einen verbindlichen Ersatztermin.
Im Verzugsfall stehen VF-Systems GmbH sämtliche gesetzlichen Ansprüche zu. Entsteht durch einen vom Lieferanten zu vertretenden Lieferverzug ein nicht nur unerheblicher Nachteil für VF-Systems GmbH, ist VF-Systems GmbH berechtigt, nach vorheriger Mitteilung eine Vertragsstrafe von bis zu 0,2 % des Nettoauftragswertes pro vollendetem Werktag des Verzugs, maximal jedoch 5 % des Nettoauftragswertes, geltend zu machen. Weitergehende Ansprüche bleiben unberührt. 

6. Wareneingangsprüfung und Mängelrüge
Die Untersuchungspflicht beschränkt sich auf bei Wareneingang erkennbare Mängel, Mengenabweichungen, Transportschäden und Stichprobenprüfungen. Offene Mängel sind innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Wareneingang, versteckte Mängel innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Entdeckung zu rügen. Bei Überschreitung vereinbarter Qualitätsgrenzen kann die gesamte Lieferung als mangelhaft behandelt werden. 

7. Gewährleistung
Bei Mängeln stehen VF-Systems GmbH sämtliche gesetzlichen Rechte zu.

VF-Systems GmbH kann nach eigener Wahl Nachbesserung, Ersatzlieferung, Minderung, Rücktritt oder Schadensersatz verlangen. In dringenden Fällen ist

VF-Systems GmbH berechtigt, notwendige Maßnahmen zur Schadensabwehr oder Mängelbeseitigung selbst oder durch Dritte auf Kosten des Lieferanten durchführen zu lassen. Der Lieferant gewährleistet, dass durch Lieferung und Nutzung der Produkte keine Rechte Dritter verletzt werden.

8. Produktänderungen und Obsoleszenzmanagement
Der Lieferant informiert VF-Systems GmbH rechtzeitig über Änderungen an Produkten, Materialien, Fertigungsprozessen, Produktionsstandorten oder Unterlieferanten, soweit diese Form, Funktion, Qualität, Zuverlässigkeit oder Konformität beeinflussen können. Soweit berechtigte technische Interessen von VF-Systems GmbH betroffen sind, bedürfen solche Änderungen der vorherigen Zustimmung. Abkündigungen (EOL), Lieferengpässe oder wesentliche Produktänderungen sind möglichst frühzeitig, mindestens jedoch sechs Monate vor Wirksamwerden, mitzuteilen. Der Lieferant unterhält ein angemessenes Product-Change- und Obsoleszenzmanagement. 

9. Eigentum, Vertraulichkeit und Entwicklungsrechte
Von VF-Systems GmbH bereitgestellte Zeichnungen, Daten, Spezifikationen, Software, Firmware, Werkzeuge, Materialien und sonstige Unterlagen bleiben Eigentum der

VF-Systems GmbH und dürfen ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen Bestellung verwendet werden. Der Lieferant behandelt sämtliche nicht öffentlich bekannten Informationen vertraulich und gibt diese nicht an Dritte weiter. Sämtliche im Rahmen kundenspezifischer Entwicklungen entstehenden Arbeitsergebnisse sowie die hierfür erforderlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte stehen ausschließlich der

VF-Systems GmbH zu. Weitergehende Regelungen können gesondert vereinbart werden. 

10. Datenschutz
Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung der jeweils geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich zur Vertragserfüllung verarbeitet werden. Eine Speicherung oder Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums bedarf der vorherigen Zustimmung der VF-Systems GmbH. Der Lieferant hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vorzuhalten und Datenschutzvorfälle unverzüglich mitzuteilen.

11. Verjährung
Ansprüche verjähren nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend nichts anderes geregelt ist. Für Mängelansprüche gilt eine Verjährungsfrist von 24 Monaten ab Inbetriebnahme der gelieferten Ware durch VF-Systems GmbH oder deren Kunden, längstens jedoch 36 Monate ab Gefahrübergang. Erfolgt innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung keine Inbetriebnahme, beginnt die Frist spätestens mit dem Datum des Lieferscheins. Für nachgebesserte oder ersetzte Teile beginnt die Verjährungsfrist für diese Teile erneut. 

12. Haftung und Versicherung
Der Lieferant haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für sämtliche Schäden und Aufwendungen, die durch mangelhafte, verspätete oder sonst nicht vertragsgemäße Lieferungen entstehen. VF-Systems GmbH ist berechtigt, Ansprüche Dritter sowie hieraus entstehende Kosten an den Lieferanten weiterzugeben, soweit diese überwiegend oder ursächlich auf Pflichtverletzungen, Produktmängel oder Schutzrechtsverletzungen des Lieferanten zurückzuführen sind. Der Lieferant stellt VF-Systems GmbH von entsprechenden Ansprüchen Dritter frei. Der Lieferant verpflichtet sich, eine für Art und Umfang seiner Lieferungen angemessene Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung oder vergleichbare finanzielle Absicherung vorzuhalten und auf Verlangen nachzuweisen. 

13. Compliance, Qualität und Audits
Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, insbesondere zu Produktsicherheit, Umwelt-, Exportkontroll-, Sanktions-, Antikorruptions- und Lieferkettenvorschriften. Der Lieferant gewährleistet die Einhaltung der für die Produkte relevanten REACH-, RoHS- und WEEE-Anforderungen. Der Lieferant unterhält ein angemessenes Qualitätsmanagementsystem sowie geeignete Maßnahmen zur Informations- und Cybersicherheit. Sicherheitsvorfälle mit Auswirkungen auf

VF-Systems GmbH sind unverzüglich mitzuteilen. VF-Systems GmbH ist berechtigt, die Einhaltung dieser Anforderungen nach angemessener Vorankündigung zu überprüfen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung berechtigter Interessen des Lieferanten sowie soweit üblich, verhältnismäßig und zumutbar.

14. Höhere Gewalt
Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen aufgrund höherer Gewalt. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über Ursache, Umfang und voraussichtliche Dauer. Dauert das Ereignis länger als 90 Kalendertage an oder ist ein Ende nicht absehbar, sind beide Parteien berechtigt, den betroffenen Vertrag ganz oder teilweise außerordentlich zu kündigen oder von ihm zurückzutreten. 

15. Gerichtsstand und anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Erfüllungsort ist der Sitz der VF-Systems GmbH. Ist der Lieferant Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz der VF-Systems GmbH. VF-Systems GmbH bleibt berechtigt, Klage auch am allgemeinen Gerichtsstand des Lieferanten zu erheben. 

16. Verhaltenskodex für Lieferanten
Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung des jeweils gültigen Supplier Code of Conduct der VF-Systems GmbH und stellt dessen Einhaltung auch bei Unterlieferanten sicher. 

Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AEB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die Parteien werden sich bemühen, eine dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommende Regelung zu vereinbaren.

Lippstadt, 29.06.2026